Coronavirus e assemblee societarie: indicazioni

01 · 4 · 20

Indicazioni sullo svolgimento di assemblee societarie durante il Coronavirus

 

In questa emergenza chiamata Coronavirus era chiaro che anche le assemblee societarie dovessero rivedere la propria operatività seguendo quindi una serie di indicazioni per poter essere portate avanti nonostante le stringenti norme dettate proprio a causa di questa incredibile e storica emergenza che stiamo vivendo. La recente pandemia ha infatti costretto il Governo a prendere una serie di decisioni restrittive atte a contenere il contagio del virus le quali hanno di fatto non solo impossibilitato gli assembramenti di persone ma reso anche praticamente impossibile circolare su tutto il territorio italiano (a meno che non sia per comprovate ed effettive esigenze di salute o lavorative).

 

Le limitazioni governative e i loro effetti sulle assemblee societarie

Sappiamo tutti, ormai fin troppo bene, che lo stato italiano è stato costretto ad introdurre rilevanti limitazioni alla libertà personale di ogni cittadino all’interno del territorio nazionale. Il tutto con un unico obiettivo, quello di limitare il più possibile la diffusione del contagio di questo virus il cui nome scientifico è Covid-19. 

Tra le limitazioni imposte c’è anche quella riguardante gli spostamenti all’interno del territorio nazionale i quali, come dicevamo, in base all’art. 1 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 9 marzo 2020, possono essere effettuati solo se giustificati da comprovate esigenze lavorative o di salute. L’inottemperanza di queste limitazioni ha come conseguenza diretta sanzioni penali di non poca entità (per un maggior approfondimento riguardo alle sanzioni in cui si incorre se si viola il decreto si legga qui).

La pandemia globale causata dal Coronavirus ha reso problematico ogni tipo di interazione sociale e questo chiaramente si ripercuote anche sullo svolgimento delle necessarie assemblee societarie. Ad oggi è infatti impossibile riunire in un unico luogo fisico, come i locali della sede della società, una molteplicità di soci per l’adozione delle opportune delibere, le quali oggi più che mai risultano indispensabili per far fronte alla situazione economica emergenziale che le stesse società si trovano a vivere.

Essendo le assemblee societarie oggi ancor più che mai essenziali ed importanti per il futuro sviluppo delle società, risulta ovvio come sia necessario avvalersi di dei nuovi mezzi di telecomunicazione per garantire il regolare e ordinato svolgimento delle assemblee societarie anche a distanza, ovviamente nel rispetto della disciplina societaria. Tutto ciò non è certo una novità, dal momento che quanto l’art. 2370, comma 4 del Codice Civile già prevede la possibilità di inserire nello statuto societario il consenso all’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione. Inoltre, anche per le società per azioni cosiddette. “chiuse” il Consiglio Notarile del Triveneto con l’orientamento H.B.39 sostiene che deve ritenersi sempre possibile l’intervento in assemblea dei soci mediante i mezzi di telecomunicazione anche in assenza di una previsione statutaria a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale e che i mezzi di telecomunicazione da adoperare siano previsti nell’avviso di convocazione in modo tale che sia assicurato il rispetto del principio di parità di trattamento dei soci. Secondo la dottrina prevalente detto orientamento è da intendersi esteso anche alle società per azioni cosiddette “aperte”, poiché anche in tali società spetta sempre al presidente dell’assemblea verificare il pieno rispetto del metodo collegiale e della parità di trattamento dei soci. I nodi principali per la regolare e valida tenuta dell’assemblea con mezzi di telecomunicazione riguardano: l’avviso di convocazione; l’accertamento dell’identità dei partecipanti e il capitale rappresentato da ciascun socio; la discussione e il rilascio di eventuali dichiarazioni dei soci intervenuti; le votazioni con l’identificazione dei soci favorevoli, astenuti e dissenzienti; la verbalizzazione del segretario o del notaio.

I mezzi di comunicazione utilizzabili per assemblee societarie a distanza

Tra i nuovi mezzi di comunicazione che si possono facilmente prestare allo svolgimento delle assemblee societarie nel rispetto della disciplina societaria possiamo annoverare: Skype, WhatsApp e tutte le altre piattaforme digitali di videoconferenza. Programmi, questi,  che si basano infatti sul metodo di video-conferenza (conference call in inglese).

Skype

Skype rappresenta uno dei software più diffusi per la videoconferenza che permette di conversare attraverso chiamate audio e video fino ad un massimo di 50 partecipanti. Per le riunioni via Skype è necessario scaricare il software sul proprio pc o dispositivo mobile (smartphone, tablet, ecc.), creare un account se non si dispone già di un account Microsoft e invitare alla riunione le persone con un account Skype mediante l’invio di un link d’invito. Skype for business consente riunioni fino a 250 persone. Skype e le altre piattaforme digitali per riunioni a distanza sono comunemente usate per le riunioni assembleari di società nel rispetto dell’art. 2370 c.c.

WhatsApp

Questa è un’applicazione informatica di messaggistica istantanea estremamente diffusa, gratuita e di semplice utilizzo. E’ l’applicazione che in questi tempi di facile contagio meglio si presta a realizzare a distanza le riunioni assembleari di società in conformità all’art. 2370, comma 4, c.c., poiché tramite una connessione dati fissa o Wi-Fi domestica (adsl o fibra) o una rete cellulare è possibile inviare messaggi scritti, vocali, foto, video, documenti, e la propria posizione geografica a singoli soggetti o ad un ampio numero di persone, chiamate in gergo “Gruppo”, identificate sulla base del numero di telefono cellulare. Possiamo definire le riunioni assembleari tenute tramite WhatsApp come “Instant Message Conferencing” dove l’attività assembleare si può svolgere online mediante il software di messaggistica istantanea. Inoltre, a differenza di Skype, il numero massimo di partecipanti è decisamente più alto (256 di WhatsApp contro i 50 di Skype gratuito e i 250 di Skype for Business)

Indicazioni operative per lo svolgimento di assemblee societarie con WhatsApp

Come appena accennato il numero massimo di partecipanti alle videoconferenze con WhatsApp è di 256 e gli interventi possono avvenire con messaggi scritti o vocali comunicati in un unico “Gruppo WhatsApp”. Ovviamente l’assemblea societaria svolta con l’ausilio di questo mezzo di comunicazione si sviluppa attraverso una serie di fase che riportiamo qui di seguito:

1) Creazione del Gruppo WhatsApp e avviso di convocazione

L’organo amministrativo dopo aver scaricato l’applicazione gratuita “WhatsApp” associa ad essa un numero di telefono mobile (presumibilmente della società) e crea un gruppo WhatsApp denominandolo ad es. “Società Alfa S.p.A.”, nella descrizione è possibile eventualmente indicare il tipo di assemblea, la data e l’ora, es. “Assemblea straordinaria del giorno 16/03/20, ore 18,00”. Dal gruppo creato ad es. “Società Alfa S.p.A.” si genera il “link d’invito” per consentire l’accesso alla riunione dei partecipanti, che dovrà essere comunicato:

  • al presidente della futura assemblea (che sarà l’amministratore del gruppo WhatsApp);
  • al collegio sindacale;
  • agli altri soggetti legittimati ad intervenire (es. rappresentante comune degli obbligazionisti);
  • ai soci, ai quali verrà comunicato nell’avviso di convocazione dei soci il “link d’invito”;
  • al notaio.

Per evitare che prima dell’inizio dell’assemblea i partecipanti possano inviare messaggi al gruppo WhatsApp l’amministratore del gruppo può escludere temporaneamente dalla messaggistica i partecipanti.

2) Giorno dell’adunanza

Il presidente dell’assemblea e il segretario o il notaio potranno anche non trovarsi nel medesimo luogo il giorno dell’assemblea, se si aderisce alla tesi dottrinale del verbale assembleare come “verbale senza parti”, espressione utilizzata in particolare nel caso di verbale redatto non contestualmente al momento dell’assemblea. Se invece si aderisce alla tesi sostenuta dal Consiglio Notarile di Milano con la massima n. 1 del 16 gennaio 2001, che ricordiamo è stata formulata prima della riforma del diritto societario del 2003, è necessario che vi sia la presenza nel luogo fisico sia del presidente dell’assemblea che del verbalizzante (segretario o notaio), mentre gli altri intervenuti possono collegarsi a distanza.

3) Inizio dell’assemblea.

Il presidente identifica i partecipanti all’assemblea, ai sensi dell’art. 2371 c.c., mediante messaggio al gruppo di ciascun intervenuto con il quale dichiarano la propria identità, che può essere accertata anche con la foto della persona intervenuta o breve video o con l’allegazione della foto del documento di identità. In caso di delega il delegato deve allegare la copia della delega sottoscritta dal socio delegante e il suo documento d’identità. Il presidente accertata l’identità, la legittimazione dei presenti e verificata la regolarità della costituzione dell’assemblea può passare alla fase della discussione.

4) Discussione ed intervento dei soci

Il presidente procede alle attività richieste dagli argomenti all’ordine del giorno, come la lettura di documenti con un messaggio vocale o scritto, altresì può fornire documenti ai soci mediante l’allegazione degli stessi in formati Pdf, Word, PowerPoint, Excel, ecc. Alla discussione governata dal presidente possono prendere la parola gli intervenuti (i soci, ecc.) mediante messaggi vocali o scritti, che verranno verbalizzati, così come il presidente con la stessa modalità può fornire chiarimenti.

5) Le votazioni

Terminata la discussione il presidente invita i soci a votare le delibere proposte mediante messaggio scritto o vocale o con l’allegazione di foto o di breve video in cui è espresso il voto. Il presidente dell’assemblea (amministratore del gruppo) proclama i risultati della votazione comunicando i soci favorevoli, contrari e astenuti.

6) Chiusura dell’assemblea

Al termine dell’assemblea il presidente dichiara l’ora della chiusura dei lavori assembleari con messaggio scritto o vocale.

7) Verbalizzazione dell’assemblea

Il notaio (o il segretario) che ha assistito all’intera assemblea sempre tramite WhatsApp procede alla verbalizzazione contestualmente allo svolgimento dei lavori assembleari o successivamente con la redazione non contestuale del verbale ai sensi dell’art. 2375, comma 3, c.c. Naturalmente, essendo il notaio uno dei partecipanti al gruppo WhatsApp potrà chiedere chiarimenti anche durante lo svolgimento e trascrivere gli interventi dei partecipanti all’assemblea.

8) Sottoscrizione del verbale

Il verbale redatto dal notaio potrà essere sottoscritto solo dal notaio se si aderisce alla tesi del verbale assembleare come atto senza parti. Il Consiglio Nazionale del Notariato (Studio CNN n. 5916/I/2005) e il Consiglio Notarile di Milano con la Massima n. 45 sostengono che la sottoscrizione del verbale da parte del presidente dell’assemblea non è a pena di invalidità e che è indispensabile solo la sottoscrizione del notaio verbalizzante. Se invece si aderisce alla tesi dottrinale che prende in considerazione il tenore letterale dell’art. 2375 c.c. nella parte in cui stabilisce che “le deliberazioni dell’assemblea devono constare da verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario o dal notaio” il verbale dovrà essere sottoscritto dal notaio e dal presidente.

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